Was ist KI-Automatisierung?
Automatisierung verbindet Programme, damit Daten ohne Abtippen von A nach B fliessen. KI kommt dazu, wenn ein Schritt Text verstehen muss: eine E-Mail lesen, ein Anliegen erkennen, eine Antwort formulieren. Tools wie n8n oder Make führen den Ablauf aus, ein Sprachmodell wie GPT, Claude oder Apertus übernimmt die Textarbeit.
Welche sieben Abläufe lohnen sich?
| Ablauf | Was automatisch passiert | Aufwand |
|---|---|---|
| 1. Anfragen sortieren | KI erkennt das Anliegen, legt den Kontakt im CRM an und schlägt eine Antwort vor | 1 bis 2 Wochen |
| 2. Offerten vorbereiten | Aus Formularangaben entsteht ein Offertentwurf mit Preisen aus Ihrer Liste | 2 bis 3 Wochen |
| 3. Rechnungen erfassen | Eingehende PDF-Rechnungen werden gelesen und an die Buchhaltung übergeben | 1 bis 2 Wochen |
| 4. Daten übertragen | Neue Kunden aus dem Shop landen automatisch in Buchhaltung und Newsletter | 1 Woche |
| 5. Termine koordinieren | Terminwünsche aus E-Mails werden erkannt und im Kalender vorgeschlagen | 1 bis 2 Wochen |
| 6. Produktdaten pflegen | Sortiment, Preise und Lager laufen vom Lieferanten in den Shop | 2 bis 4 Wochen |
| 7. Standard-E-Mails beantworten | Häufige Fragen bekommen einen Antwortentwurf, ein Mensch gibt frei | 1 Woche |
Wie finde ich den richtigen Ablauf für den Start?
Nehmen Sie einen Ablauf, der mindestens einmal pro Woche vorkommt, klare Regeln hat und bei dem heute jemand Daten kopiert. Rechnen Sie grob: Minuten pro Durchgang mal Durchgänge pro Monat. Ab etwa fünf Stunden pro Monat lohnt sich eine Automatisierung meistens schon im ersten Jahr.
Wie viel Zeit spart eine Automatisierung?
Rechnen Sie selbst: Minuten pro Durchgang mal Durchgänge pro Monat. Wer täglich 20 Anfragen von Hand ins CRM überträgt und dafür je 3 Minuten braucht, verbringt damit rund 20 Stunden im Monat. Diese Zeit fällt bei einer Automatisierung fast vollständig weg. Laufend kommen das Automatisierungstool und die Nutzung des KI-Modells dazu, bei KMU-Mengen meist ein kleiner Betrag pro Monat.
Was ist beim Datenschutz zu beachten?
Personendaten dürfen nur an Dienste gehen, die Sie in der Datenschutzerklärung nennen, und bei Anbietern ausserhalb der Schweiz braucht es ein angemessenes Schutzniveau. Mehr dazu im Artikel über KI und revDSG.