Warum braucht es einen geordneten Start?
Weil KI in den meisten Betrieben längst genutzt wird, oft ohne Regeln und mit privaten Gratiskonten. Das führt zu drei Problemen: Kundendaten landen in Tools ohne Vertrag, die Qualität der Ergebnisse ist uneinheitlich, und niemand weiss, wo KI eigentlich Zeit spart. Ein geordneter Start macht aus Einzelversuchen einen Nutzen für das ganze Team.
In welchen Schritten läuft die Einführung ab?
| Phase | Inhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Workshop | Grundlagen, Live-Beispiele mit Ihren eigenen Aufgaben, Ideensammlung | Liste möglicher Anwendungen |
| 2. Bewertung | Nutzen, Aufwand und Datenrisiko jeder Idee einschätzen | Ein bis zwei Pilotprojekte |
| 3. Richtlinie | Erlaubte Tools, Umgang mit Daten, Verantwortlichkeiten | KI-Richtlinie auf ein bis zwei Seiten |
| 4. Pilot | Eine Anwendung im Alltag testen, zum Beispiel Offertentwürfe | Gemessene Zeitersparnis und Erfahrungen |
| 5. Ausbau | Schulung, weitere Anwendungen, Automatisierung von Abläufen | KI als fester Teil der Arbeit |
Was passiert in einem KI-Workshop?
Das Team lernt an eigenen Aufgaben, was KI kann und wo sie Fehler macht. Typische Inhalte:
- Wie Sprachmodelle funktionieren und warum sie manchmal falsche Fakten erfinden
- Live-Übungen mit echten Aufgaben: E-Mails, Offerttexte, Protokolle, Übersetzungen
- Gute Anweisungen (Prompts) schreiben und Ergebnisse prüfen
- Was beim Datenschutz erlaubt ist und was nicht
- Ideen sammeln, wo KI im eigenen Betrieb Zeit sparen könnte
Für den Einstieg reicht meist ein halber oder ganzer Tag. Wichtig ist, dass nicht nur die Geschäftsleitung teilnimmt, sondern auch die Personen, welche die Abläufe täglich ausführen.
Was gehört in eine KI-Richtlinie?
Eine KI-Richtlinie hält in einfachen Worten fest, wie im Betrieb mit KI gearbeitet wird:
- Zweck und Geltungsbereich: für wen und welche Tätigkeiten die Regeln gelten
- Erlaubte Tools, idealerweise mit Business-Konto oder über die API
- Daten, die nie eingegeben werden: besonders schützenswerte Personendaten, Passwörter, Geschäftsgeheimnisse
- Prüfpflicht: KI-Ergebnisse werden von einem Menschen kontrolliert, bevor sie den Betrieb verlassen
- Transparenz gegenüber Kunden, zum Beispiel beim Chatbot auf der Website
- Umgang mit KI-generierten Bildern und Texten (Urheberrecht, Kennzeichnung)
- Ansprechperson für Fragen und Meldeweg bei Problemen
Halten Sie die Richtlinie kurz. Ein bis zwei Seiten, die alle lesen, nützen mehr als ein langes Dokument, das in einem Ordner verschwindet.
Welche Anwendungen eignen sich für den Start?
| Anwendung | Typischer Nutzen | Datenrisiko |
|---|---|---|
| E-Mails und Texte entwerfen | Weniger Zeit für Routinekorrespondenz | Gering, wenn ohne Personendaten |
| Besprechungen zusammenfassen | Schnelle Übersicht und Pendenzenliste | Mittel, je nach Inhalt |
| Übersetzungen Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch | Mehrsprachige Kommunikation ohne Wartezeit | Gering bis mittel |
| Offerten vorbereiten | Schnellere Antwort auf Anfragen | Mittel |
| Interner Assistent mit eigenen Dokumenten | Antworten aus Handbüchern und Vorlagen | Mittel bis hoch, Hosting sorgfältig wählen |
Welche Fehler sollten KMU vermeiden?
- Tools einführen, ohne Regeln für Daten festzulegen
- Mit einem zu grossen Projekt starten, statt mit einem klar abgegrenzten Ablauf
- KI-Ergebnisse ungeprüft an Kunden weitergeben
- Das Wissen bei einer einzigen Person bündeln
- Kein Ziel festlegen und deshalb nicht messen, ob sich der Einsatz lohnt
Welche rechtlichen Punkte sind zu beachten?
In der Schweiz gilt für Personendaten das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG), in Kraft seit dem 1. September 2023. Was das für KI-Tools bedeutet, erklärt unser Artikel über KI und revDSG. Wer KI-Systeme in der EU anbietet oder deren Ergebnisse dort nutzt, kann zudem unter den EU AI Act fallen. Dieser Artikel ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.